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    Excelで何が出来る?基本操作をご紹介


    ビジネスにおいて、資料作成やプレゼンなど数多くの場面で必要となってくるExcel。
    しかしWordと違い、少し難しいイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

    この記事ではまずExcelの基本を知っていただくため、
    ・Excelで出来ること
    ・Excelの基本操作
    ・知っておくと便利なExcelの早業

    をご紹介します。

    Excelの機能を活かして資料などを作成するにも、まずは基本を知っておかなければ始まりません。
    しっかりと基本操作を学んだ上で応用に進みましょう。

    Excelで出来ること



    それではまず、Excelで何が出来るか、何を作成することができるかを確認していきましょう。
    Excelで作成できるものは主に以下の通り。

    ・文書作成
    ・表作成・表計算
    ・グラフ作成

    文書作成



    Wordで文書作成をすることもできますが、実はExcelでもできるんです。
    Excelで作成するのに向いている文書は、
    ・設計書
    ・仕様書
    など、図や表、画像などを多く挿入する文書。

    項目別にワークシートを分けて作成できるので、見やすく整理された文書を作成することが可能です。

    表作成・表計算



    Excelの代表的な機能といえばこの「表作成・表計算」です。
    Excelに備わっている「関数」という機能によって数値の合計、平均値、最大値や最小値などを自動的に計算することができます。
    さらに、「オートフィルタ」という機能で表のデータ中から条件に合致するデータのみを抽出することが可能です。


    グラフ作成



    作成した表を元にグラフが作成できます。グラフの種類も棒グラフや折れ線グラフはもちろん、円グラフや散布図などさまざまな種類があり、レイアウトなどもカスタマイズすることが可能です。


    Excelの基本操作



    Excel初心者が覚えておくべき「エクセルの関数」について解説します。
    覚えてしまえば簡単な操作なので、難しく考える必要はありませんよ!

    SUM関数



    SUM関数は数値の合計を自動的に計算してくれる機能。以下のステップで行います。

    1.合計した数値を表示したいセルを選択

    2.そのセルに「=SUM()」と入力


    3.2で入力した「()」の間にカーソルを合わせた状態で、合計したいセルの範囲を選択(引数の設定)



    4.Enterを押して完了



    AVERAGE関数



    いくつかの数値の平均値を知りたい場合に使える機能がAVERAGE関数。
    方法は先ほど紹介したSUM関数とほとんど同じで、「=SUM()」とした部分を「=AVERAGE()」とするだけです。



    そのあとの操作も先ほどと同じ。
    計算したいセルを選択してEnterキーを押します。

    MAX関数とMIN関数



    これらは、いくつかの数値の最大値(MAX)と最小値(MIN)を求める方法です。
    操作方法は、上で説明したSUM関数、AVERAGE関数を求める方法と同様。結果数値を示したいセルに「=MAX()」や「=MIN()」を入力します。

    そして最大値/最小値を求めたいセルの範囲を選択してEnterキーを押し、結果を表示します。

    知っておくと便利!Excelの早業3選



    ここからは、少し応用になりますが、「知っておくと便利なExcelの早業」をご紹介します。

    「=」ではなく「+」キーで式を入力しても計算できる




    計算式は通常「=10+20」と、先頭に「=」を入力しなければいけませんが、「=」はテンキーにないので不便ですよね。
    しかしテンキーの「+」を使用することでも計算することができます。「+10+20」と入力してEnterキーを押すと、「=10+20」に変換され、計算することができるのです。


    総数ページをすぐに知ることができる



    ページ数の少ない資料であれば問題ありませんが、資料を作成するにつれどんどんページ数が増えいき、総ページ数が把握できなくなることもあります。
    シートを印刷する際のページ数は、通常であればプレビュー画面に切り替えないと確認できませんが、「マクロ設定」をすれば、印刷総ページ数をシート上に表示することが可能です。
    なおこの設定はExcelのセキュリティ設定が「中」になっていないと使用できないのでご注意ください。

    1.メニューバーの「挿入」→「名前」→「定義」を選択
    2.名前の欄に「総ページ数」と入力
    3.参照範囲の欄に「=GET.DOCUMENT(50)」と入力
    4.「OK」をクリック
    5.ページ数を表示したいセルを選択し、「=」を付けてマクロ名(総ページ数)を入力
    6.ページ数は自動更新されないため、最新のページ数を表示させるにはセルをダブルクリックして「Enter]キーを押す、またはマクロ名を再入力する


    同じデータを複数のセルに一括入力できる


    離れた場所にあるいくつかのセルに同じデータを一括入力するためには、入力したい複数のセルを選択しておき、最後に選択したセルにデータを入力し、「Ctrl+Enter]で確定することで同じデータを入力できます。



    同一データを挿入したいセルを選択(Ctrlキーを押しながらクリック)



    最後に選択したセルにデータを入力


    Ctrl+Enterで一括入力

    Excelの基本操作まとめ



    今回はビジネスには欠かせないExcelの基本操作をご紹介しました。
    Excelは表やグラフ作成だけでなく、文書作成もできるので、Wordと併せて習得しておきたいパソコンスキルの1つです。

    Excelが使いこなせるようになると、仕事の幅もぐっと広がるはずなので、今まで使用したことのない方もぜひチャレンジしてみてくださいね。









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