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    Wordで何が出来る?意外と知らない便利機能も併せてご紹介!



    「パソコンは1人に1台時代」とも言われる現代、パソコンはもちろんビジネスでも必須アイテムとなってきています。
    どんどん新しいソフトや機能が追加され、目が回る思いをしていらっしゃる方も多いのでは・・・。

    しかしそもそも基本ができていないど、どんなに新しいことを覚えようとしても基礎のないところに家を建てるようなもので、頭に入ってこないですよね。

    今回の記事では、ビジネスに必須であるWordの基本についてお話していきます。
    Wordでは何が出来るのか。また、意外と知られていない便利機能もご紹介します。

    Wordを使いこなすことができれば、文書作成がぐんと簡単になるのでぜひ最後までお読みください!


    Wordで出来ること(向いていること)


    さて、それではWordを使って一体なにができるのでしょうか。
    それはズバリ、「文書作成」。でもそれだけではなく、イラストや写真を追加することができるので単純な文書だけでなく、幅広い種類の文書を作成することができます。

    主に作成できるものは以下の通り。
    ・ビジネス文書(企画書、報告書など)
    ・論文
    ・契約書
    ・学校の配布物(学年通信など)
    ・マニュアル
    ・年賀状・暑中見舞、その他ハガキ
    ・封筒の宛名
    ・ポスター
    ・チラシ・レストランメニュー
    ・名刺
    ・地図
    チラシやメニューも、単に文字を並べるだけでなく、イラストや写真を挿入することによって個性を出すこともできます。


    知ってそうで意外と知らないWord機能


    Wordを使う上で、知っていると便利な機能はたくさんあります。そのなかでもおすすめの機能をいくつかご紹介いたします。

    辞書登録


    専門的な用語を扱う仕事や、珍しい苗字の人が会社や取引先に要る場合など、すぐに変換されない漢字をいちいち頑張って探して変換するのはとても手間がかかりイライラしてしまいますよね。

    こんな時は、「辞書登録機能」がとても便利です。
    辞書登録機能を使用する手順は以下の通り。

    1.手打ちで単語を打ち込む
    2.その単語を選択し、校閲機能をクリック
    3.校閲にある「日本語入力辞書への単語登録」をクリック
    4.「読み」の欄に読み方を入力
    5.「登録」をクリックして終了

    この機能を使うことによって、珍しい苗字や専門用語も簡単に変換できるので、時間短縮にもなりますよ!

    変更履歴の記録

    部下が作成した企画書の直しや、文章校正をする際に便利なのが、「変更履歴の記録」機能。元の文章を残しつつ、修正を入力できるので、元の文書からどう修正されたかがわかるので、例えば

    ・部下が作成した企画書を、どこがどう間違っていたか伝えるために元の文書を残したまま修正したい場合
    ・違う人が作った書類と自分が作った書類で、データの数字や表記に揺らぎがあり、どちらが正しいのか確認するために両方表記しておきたい場合

    などに有効です。

    この機能は以下のステップで使用することができます。

    校閲機能の「変更履歴の記録」をクリック
    修正箇所を赤文字で記し、なおかつコメントも反映させる場合は「全ての変更履歴/コメント」をクリック。修正箇所がわかるようにしたうえでコメントだけを表示したい場合は「シンプルな変更履歴/コメント」をクリック。
    原稿を修正・削除
    必要な場合はコメントを追加

    修正した個所を反映させるには「変更記録の履歴」の隣にある「承諾」をクリックします。「すべての変更を反映」をクリックすれば、修正箇所のすべてが反映され原稿が完成します。

    パスワードで文書をロック


    作成した文書を、特定の相手にのみ見せたい場合、文書をパスワードでロックすることができます。文書の内容によってはセキュリティを高める必要があるため、そのような場合はこの機能がとても便利です。

    文書にパスワードを設定するには、以下のステップで行います

    文書を作成する
    作成完了したら「ファイル」をクリック
    「ファイル」内の「情報」の最上部にある「文書の保護」をクリック
    「パスワードを使用して暗号化」をクリック
    パスワードを入力して保存


    これで、パスワードを知る相手のみがこのファイルを開くことが出来るようになります。メールでファイルを送信する場合は、セキュリティの観点からパスワードを同じメールに記載せず、別のメールで伝えるようにしましょう。

    また、パスワードを忘れてしまうとこのファイルは二度と開くことができなくなるので、パスワードは絶対に忘れないよう注意してください。


    Wordの基礎知識と便利機能のまとめ


    今回ご紹介した意外にも、Wordにはさまざまな機能があります。
    どの機能をよく使うかは、業種によっても異なりますが、基本的な使用方法や機能は知っておいて損はありません。

    そのうえで、ご自身の業種に合う機能を覚えていけば、いきなり難しい操作や単語を頭に入れるよりずっとスムーズにいきますよ。